SharePointのファイルが作成・変更されたら通知する

準備：SharePoint Onlineに自分が読み書きできる練習用ドキュメントライブラリを用意し、宛先は自分の職場メールにします。既存の共有業務ライブラリでいきなり試さないでください。SharePointとOffice 365 Outlookの接続を用意し、接続アカウントがライブラリを読み取れ、メールを送信できることを確認します。

自動化したクラウドフローを作り、SharePointの「ファイルが作成または変更されたとき (プロパティのみ)」を選びます。対象サイトと練習用ライブラリを指定し、最初はフォルダー欄を空欄にして、そのライブラリ全体を対象にします。「フォルダー内」と付く非推奨トリガーとは別です。

トリガーの次にデータ操作の「作成」（Compose）を追加します。入力欄に「ファイル名：」「更新日時：」「リンク：」を改行して入力し、それぞれトリガーの動的コンテンツ「拡張子付きのファイル名」「変更日時」「項目へのリンク」を挿入します。ファイル名を固定の文字列で書かず、実行時の値を受け取るのがポイントです。

最初は「作成」までで保存してテストします。ライブラリ直下に架空の練習ファイル practice.txt をアップロードし、実行履歴の「作成」の出力で、名前・日時・リンクが空でないことを確認します。次にそのファイルの内容を変更して保存し、更新でも起動するか確認します。この段階ではメール送信アクションを置かないので送信されません。

値を確認できたら、最後にOffice 365 Outlookの「メールの送信 (V2)」を追加します。宛先＝自分、件名＝「練習：SharePointのファイル作成・変更」。本文には「作成」の動的コンテンツ「出力」を挿入します。再び practice.txt を更新し、実行履歴と受信メールを確認します。日時は取得値のまま表示する例です。日本時間に見せたい場合はタイムゾーン変換を別途設定します。

確認例A：練習用ライブラリへ新規アップロードした場合も通知対象です。例B：同じファイルを編集して保存した場合も通知対象です。例C：別のライブラリへ追加したファイルは、このフローの対象ではありません。AとBは各操作後に実行履歴を確認してから次へ進みます。通知件数が厳密に1通になることを合格条件にはしません。

動かない場合：フローがオンか、対象サイト・ライブラリと接続アカウントが合っているか、実行履歴に失敗がないか確認します。メールだけ届かない場合は送信アクションの結果・宛先・迷惑メールを確認します。リンク先を開けない場合は閲覧権限を確認し、通知のためだけに公開リンクを作らないでください。

利用条件：SharePointとOffice 365 Outlookは標準コネクタですが、誰でも無条件に無料という意味ではありません。契約に含まれるPower Automate利用権、SharePoint／メールボックス、組織のデータポリシーを管理者に確認します。クラウドで動くので自分のPCの常時起動は不要です。