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クラウドフロー承認初心者向け

全員の承認を待って処理する

2人へ同じ承認を依頼し、全員承認・1人拒否・未回答で後続処理がどう変わるかを図で確認します。

画面上の名前は、表示言語やバージョンによって異なる場合があります。クラウドフローはトリガー(フローを開始する条件)から始まり、その後にアクションを実行します。値の受け渡しには、前のステップの出力を選ぶ「動的コンテンツ」を使います。式は[式]欄へ入力します。

実行前に確認

  • 実際に試すと2人へ承認依頼と通知が送られます。合意したテスト参加者だけを指定し、機密資料や本番の申請を入れないでください。「作成」は履歴に文字を残すだけで、資料の公開・購入・SharePointへの書き戻しは行いません。
  • Power Automateを使える組織アカウント、対象環境でのフロー作成権限と承認コネクタへの接続が必要です。標準コネクタを利用できる契約とDLPポリシーを確認します。初回のDataverse準備で止まる場合は管理者へ相談し、新しい権限を自分で追加しないでください。
  • 誰か1人が拒否すると、もう1人が未回答でも却下として完了します。未回答だけなら承認も却下もまだ確定しません。承認アクションの「成功」は処理の完了を示し、全員が承認したという意味ではありません。
  • 待機中・失敗・タイムアウトはRejectとは別です。承認待ちを含むクラウドフローの実行時間には通常30日の上限があります。期限切れを自動取消しや再依頼とみなさず、依頼と実行履歴を確認します。この例に督促・異常時通知・重複依頼防止は含みません。

1使うトリガーとアクション

  1. トリガー手動でフローをトリガーするテスト用の申請を1件開始
  2. アクション承認の開始と待機承認/拒否 - 全員の承認が必要。異なる2人へ依頼
  3. アクション条件承認が成功した後だけ。全体の結果(Outcome)=Approve
  4. アクション作成はい側:全員承認
  5. アクション条件最初のいいえ側:Outcome=Reject
  6. アクション作成2つ目のはい側:却下/いいえ側:結果を要確認

図で見る処理のイメージ

概念図

同じテスト申請を担当者A・Bの2人へ依頼します。回答の組み合わせによって、待機を続けるか、後続の条件へ進むかが変わります。

2人の回答で、待機の終わり方が変わる

同じ申請をA・Bへ依頼資料の公開確認
全員の承認が必要

下の3つは、回答の状態を比べた別々の例です

11人だけ承認
担当者A✓ 承認
担当者B… 未回答
まだ待つ

Bの回答が残っている

後続の条件はまだ動かない
21人が拒否
担当者A× 拒否
担当者B… 未回答
却下で完了

Bの回答を待たずに終了

成功後の条件で「却下」へ
32人とも承認
担当者A✓ 承認
担当者B✓ 承認
全員承認で完了

必要な2人の承認がそろった

成功後の条件で「全員承認」へ

「全員の承認が必要」でも、拒否の後は待たない却下での完了も、承認アクションの実行状態は「成功」です。業務上の承認・却下は、その後の条件で分けます。

失敗・タイムアウトは別回答結果の「却下」に置き換えません。成功後だけの条件はスキップされるため、別のエラー処理が必要です。

架空の2人を使った期待値の概念図です。実際の承認画面やフロー実行結果ではありません。3ケースを順番に実行するフローの図ではありません。
結果の例

全員が承認すれば「全員承認」、1人でも拒否すれば「却下」の作成へ進みます。まだ回答待ちなら、どちらの作成も実行されません。

図は架空の2人を使った期待値です。実際のPower Automateフローを実行して確認した結果ではありません。失敗・タイムアウトは下の成功後の条件では処理しません。

設定と処理を説明する模式図です。実際の設定画面や実行結果のスクリーンショットではありません。

2実際の設定内容

入力する値・操作手順を確認する7ステップの設定と確認方法
  1. 1

    準備:テスト用のインスタントクラウドフローを作り、「手動でフローをトリガーする」を選びます。担当者A・Bは説明用の呼び名です。実際に試すときは、自分とテスト参加に同意した別の担当者など、異なる2人の組織アカウントを用意します。同じアドレスを2回書いても、2人の回答待ちを確認する練習にはなりません。

  2. 2

    承認コネクタの「承認の開始と待機」(Start and wait for an approval)を追加し、種類を「承認/拒否 - 全員の承認が必要」にします。「最初に応答」や「カスタム応答 - すべての応答を待機」ではありません。割り当て先へ確認済みの2人のメールアドレスを半角セミコロン(;)区切りで入れます。タイトルは「練習01:資料の公開確認」、詳細は「テスト用です。実際の公開や購入は行いません。」にします。

  3. 3

    まず結果だけ確認:条件をまだ作らず、承認の直後のデータ操作「作成」に、この承認の「結果(Outcome)」の動的コンテンツを選びます。実行条件は承認が「成功しました」の場合だけのままにします。保存して手動実行すると、ここから実際に2人へ承認依頼が作られます。個々の回答の一覧(Responses)と全体の結果を取り違えないよう、実行履歴で値を確認します。

  4. 4

    確認A:練習01ではAだけが承認し、Bはまだ回答しません。承認アクションが待機中で、直後の作成がまだ動かないことを確認。その後Bも承認し、作成の出力がApproveになるか確認します。これは「1人承認で待機」から「全員承認で完了」への確認で、タイムアウトのテストではありません。

  5. 5

    確認B:タイトルを「練習02:拒否の確認」に変えて別の手動実行を開始します。Aが拒否し、Bは回答しないまま、作成の出力がRejectになるか確認します。担当者の入力順は承認の順番を指定しません。図は同じ1件の依頼が3つの結果を同時に取る意味ではなく、回答の状態ごとの比較です。

  6. 6

    分岐版にする:出力を確認できたら、確認用の作成を条件に置き換えます。左辺は同じ承認の全体の「結果(Outcome)」、比較は「等しい」、右辺は通常テキストApprove。はい側の作成には「全員承認」を入れます。いいえ側にもう1つ条件を置き、同じOutcomeがRejectと等しければ作成に「却下」、それ以外なら「結果を要確認」と入れます。条件の実行条件は承認が成功した場合だけです。配列や連結された回答など想定と異なる出力なら、そのまま却下扱いせず、承認の種類・参照元・出力形式を見直します。

  7. 7

    最後の確認:新しいテスト依頼で全員承認と1人拒否を再確認し、実行履歴の該当する作成だけが動くか調べます。未回答で練習を終えず、確認Aのように回答して依頼を完了させます。依頼が届かないときは割り当て先、環境、承認アクションの状態を確認し、同じ依頼を何度も作らないでください。失敗・タイムアウト時はこの成功後の条件へ進まないため、関連するエラー処理の記事を参考に別の処理を設計します。

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設定を確認できる公式資料