Formsの作業依頼をPlannerのタスクに登録する

準備：自分が編集できるForms「受付練習」を作ります。必須の質問は「受付区分」（単一選択：作業依頼／相談）、「件名」（短いテキスト）、「内容」（長いテキスト）の3つです。練習は組織内の自分だけで行い、個人情報や機密資料は入力しません。ファイルのアップロードは使いません。

Plannerには、アクセスできるMicrosoft 365グループの基本プラン「受付練習」と、バケット「未着手」を用意します。バケットはタスクを並べる区分です。まずブラウザーでこのプランを開き、自分がタスクを追加できることを確認します。Premiumプランをこの手順の接続先にしないでください。

FormsとPlannerへ組織アカウントで接続できること、対象フォーム・プランの権限、組織のDLPポリシー、各サービスの利用権を確認します。両コネクタは標準分類ですが、アカウントを持つだけで全機能を無料利用できるという意味ではありません。利用可能なMicrosoft 365／Power Automateの契約は管理者に確認します。

自動化したクラウドフローを作り、Formsの「新しい応答が送信されるとき」で受付練習を選びます。続く「応答の詳細を取得する」では同じフォームIDを選択し、応答IDにはトリガーの動的コンテンツ「応答ID」を入れます。設問の回答はこの詳細取得アクションから選びます。

「条件」の左側に詳細取得の「受付区分」、比較に「等しい」、右側に通常テキスト「作業依頼」を指定します。はい側にだけPlannerの「タスクを作成する」を置き、グループIDとプランIDを選択し、バケットIDには未着手を選びます。廃止済みアクションやプレビュー版ではなく通常版を使います。

タスクのタイトル欄は、固定文字「[受付#」→トリガーの応答ID→固定文字「] 」→詳細取得の件名、の順に並べます。矢印自体は入力しません。例：[受付#42] 会議資料の確認。作成アクションのタイトル上限は255文字なので、この練習の件名は50文字以内で入力してください。担当者・開始日時・期限日時は空欄にし、まず登録経路を確認します。

はい側でタスク作成の直後にPlannerの「タスクの詳細を更新する」を置きます。タスクIDには直前の「タスクを作成する」が返す動的コンテンツ「Id」を選びます。Formsの応答IDやプランIDではありません。説明欄に固定文字「依頼内容：」と詳細取得の「内容」を配置します。参照やチェックリストの項目は追加しません。

条件のいいえ側はデータ操作の「作成」だけにし、入力へ「タスク登録対象外：」と応答IDを入れます。これは実行履歴に残すための記録で、申請者への返信ではありません。相談をタスクにしないという練習用の運用ルールです。本番で相談を受け付ける窓口は別途決めてください。

入力例A：受付区分＝作業依頼、件名＝会議資料の確認、内容＝3ページ目の数字を確認してください。応答IDが42だった場合、未着手に「[受付#42] 会議資料の確認」が作成され、説明欄に依頼内容が入る想定です。42は説明用の例であり、実際はFormsが発行したIDを使います。

入力例B：受付区分＝相談、件名＝資料の相談、内容＝構成を相談したいです。条件はいいえとなり、タスクは作らず実行履歴に対象外と残る想定です。保存後にA・Bを各1回送信して、分岐、タスク名、説明を確認します。ここに記載した結果は架空の入力から説明した想定で、実フローでの検証結果ではありません。

タスクはできたのに説明が空なら、「タスクの詳細を更新する」の履歴とタスクIDの出所を確認します。失敗したフロー全体をすぐ再送信せず、先にプラン内で[受付#実際の応答ID]を探します。タスク作成後の失敗と、タスクがまったく作られていない失敗を区別してください。